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【ビジネス英会話Tips37 会議を効率的に乗り切るためにagendaを活用しよう】

 
  2018/04/27
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【ビジネス英会話Tips37 会議を効率的に乗り切るためにagendaを活用しよう】

こんばんは、Tak石河です。

お盆のシーズンですね!皆さんは、里帰りや旅行をされている方も多いのでは?と思います。

お仕事の方は…本当にお疲れ様です!

Tak石河は、今回のお盆は、「帰省半分、お仕事半分」という感じですね。

さて今日は、会議効率的に乗り切るためのagenda(討議事項)を活用しましょう、というお話です。


そもそもagendaって何??

agendaとは、日本語でも「アジェンダ」と言いますが、名詞で「(主に会議などの)スケジュール、式次第を意味します。

日本では、かなり上層部の会議や、対外的な会議の場合でないとagendaを用意することは少ないかもしれませんが、外資では、会議の開催前に、参加者に対してagendaを出し、前もってどのような会議の内容か、また参加者の役割を知らせておくパターンが多いです。

agendaを用意しておくと、漏れなく効率よく会議が進められるね!

アメリカ人同僚 盟友Liam

agendaの例

以下一例ですが、本職で使われているagendaのテンプレートを少し改変してご紹介します^^;

Asian meeting agenda

Date: 2017 August 20

Location: Conference room 200 in ABC-Japan

Attendees:

Ben, Diana, Liam, Asada, Tak

Objectives:

Share the sales result and analysis for the second quarter

Decide the sales plan for the third quarter

Share R&D updates and technical information

Schedule:

9:00-11:00 (Ben) General updates of ABC international

11:00-12:00 (Liam) Sales result and marketing strategy in ABC America

12:00-13:00 Lunch

13:00-14:00 (Asada) Sales result and marketing strategy in ABC Japan

14:00-15:00 (All) Discuss sales plans for third quarter

15:00-15:15 Break

15:15-16:00 (Diana) Technical information

16:00-16:45 (Tak) R&D updates

16:45-18:00 (All) Free discussion

18:00 Adjourn

19:00-21:00 Dinner

 

<日本語訳(一例)>

アジアンミーテングの討議事項

日時:2017年8月20日

場所:ABCジャパン社の会議室200号

参加者:Ben、Diana、Liam、Asada、Tak

目的:

第二四半期の売上実績とその分析の共有

第三四半期の営業計画の決定

R&D(研究開発)の進捗報と技術情報の共有

スケジュール:

9:00-11:00 (Ben) ABC international社の全体的な進捗

(※’general update’は訳が難しいですが、この場合は会社全体の業績等、諸々のアップデートを意味しています)

11:00-12:00 (Liam) ABCアメリカ社の売上実績とマーケティング戦略

12:00-13:00 昼食

13:00-14:00 (Asada) ABC日本社の売上実績とマーケティング戦略

14:00-15:00 (全員) 第三四半期の営業計画の討議

15:00-15:15 休憩

15:15-16:00 (Diana) 技術情報

16:00-16:45 (Tak) R&D(研究開発)の進捗

16:45-18:00 (All) 自由討議

18:00 終了/閉会

19:00-21:00 夕食

以上は、内容は若干変更しているものの、スケジュール的には、本職の会社ではこのように丸一日みっちり会議+会議後の夕食会まであるので、慣れればそれなりに、会議+食事のフルコースを楽しめますが、慣れないうちはハードスケジュールで結構大変です^^;

agendaを使った便利なイディオム集

さてこのagendaですが、agendaを使った便利なイディオムが沢山あるのでご紹介しましょう。

on the agenda(討議予定である)

Let’s start from first on the agenda.

(アジェンダに沿って始めましょう)

Diana

I prepared handouts of today’s meeting agenda and will pass them out to each of you.

(今日の会議のアジェンダのプリントを用意しました。今から皆さんにお配りします。)

Tak石河

【note】

handout:(名)配布資料(特に印刷されたもの)

このon the agendaですが、政治、経済、戦争などの深刻なシチュエーションでも使われます。

Mori has placed economic recovery high on the agenda since his inauguration as prime minister.(森(首相)が就任以来声高に叫び続けた景気回復。)

(?出典? 英辞郎on the webより)

off the agenda(議題から外す)

on the agendaの逆に、議題から外す場合はoff the agendaを使います。

He wants to see the politically charged hunting issue taken
off the
IWC’s agenda

彼は、政治的な議論になりがちな捕鯨問題がIWCの議題からはずされることを望んでいます。

(?出典? 英辞郎on the webより)

ちなみに、普通の会話でも以下のような使い方ができます。

Vacation in Holland is off the agenda until we’ve got some money.

(オランダでの休暇は、お金が溜るまでお預けだなあ…)

余談:会議で”逃げ”たい場合

on the agendaの反対は、

not on the agenda(討議・話し合いの予定に入っていない)

となるので、会議で突っ込まれたくない時や、急に予想外の案件を出されて逃げたい時は、このイディオムも使えます。

Tak、今回営業成績ボロボロで怖くて発表できないぜ!会議やだなー。

追い込まれたSales Manager浅田さん

そんな時はnot on the agendaで乗り切りましょう!!

Tak石河

~ミーティング当日~

Tak, how is your research project going?

Diana

Well, it is not on the agenda and I would like to keep it off the agenda.

(その件は今日の討議事項に入っていないから、議題から外しましょう)

Tak石河

Asada-san, what is your sales plan in the latter half of 2017?

(浅田さん、2017年下半期の営業計画は?)

Manager Ben

It is not on the agenda. Please skip it.

(今日の話し合いの予定には入ってないよん。飛ばそーぜ^^;)

確信犯の浅田さん

Put them on the agenda!

(両方とも議題に入れなさい!!)

激怒したManager Ben


今日も、Tak石河のブログを読んでいただいてありがとうございます!

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皆さんのミーティングの乗り切る一助になれば幸いです^^;

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